Dokumente werden in Frankfurt eingescannt

Archivauflösung
Frankfurt


Dieser Artikel wurde verfasst von der Firma > ScanDOK GmbH Frankfurt

Archivauflösungen finden in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet sehr oft statt. Die Gründe für eine Archivauflösung sind vielfältig – Betriebszusammenlegungen, Umstellungen oder der Übergang zur digitalen Archivierung. Das Vorgehen hängt insbesondere von der Art der Akten, Belege und Gegenstände ab, die zu archivieren sind. Der klassische Fall ist die Aktenvernichtung, um Platz zu sparen.
Dokumentenmanagement, Archivmanagement, Datenerfassung, ScanDOK Frankfurt
Sehr oft ist die Archivauflösung auch ein Teil der Optimierung des Dokumentenmanagements: Akten in Papierform werden vernichtet oder ausgelagert, gleichzeitig wird der Inhalt der Akten gescannt, damit der Zugriff für die Verwaltung der Geschäftsprozesse weiterhin möglich ist. Zumeist wird dieser durch die Digitalisierung im Dokumentenmanagement optimiert. Unternehmen für Archivauflösung in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet bieten für diese Prozesse jeweils individuelle Lösungen an. Am Anfang steht eine umfassende Beratung, die mit einer Analyse des Istzustands verbunden ist. Alle Scan- und Archivprojekte bedürfen einer sorgfältigen und intensiven Planung. Der Prozess der Archivauflösung darf bestehende Arbeitsabläufe im Betrieb nur minimal belasten. Im Idealfall werden die laufenden Geschäftsprozesse überhaupt nicht beeinträchtigt. Meist können die betreffenden Dokumente vor Ort im Unternehmen in Frankfurt gescannt werden, die Daten müssen dafür den Betrieb nicht verlassen. Alle Mitarbeiter können nach wie vor ungehindert auf die Akten zugreifen, die für bestimmte Aufgaben nötig sind. Das elektronische Archivieren der Akten erfolgt in der Regel auf einem betriebsinternen Server – zunehmend werden aber auch im Bereich des Archivmanagements Cloud-Lösungen in Anspruch genommen, die neben einem Höchstmaß an Praktikabilität auch sämtliche Anforderungen an Daten- und Informationssicherheit erfüllen. Im Zuge einer Archivauflösung in Frankfurt bietet sich für viele Betriebe auch die Umstellung vom Papier- zum elektronischen Posteingang an. Dieses frühe Archivieren kann die Prozesse im Unternehmen durch das digitale Erfassen der Post erheblich beschleunigen. Besonders für die Anwender der gängigen Office-Programme (Word, Excel usw.) stellt die Digitalisierung des Posteingangs eine willkommene Lösung zur Effektivitätssteigerung dar. Was früher mühsam in Akten nachgeschlagen werden musste, ist jetzt mit einem Mausklick verfügbar.

Die Lösungen, die von Unternehmen für Archivauflösung und Dokumentenmanagement in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet angeboten werden, sind stets individuell auf die speziellen Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten. Die Art der Akten ist unterschiedlich und Zugriffsrechte sind verschieden ausgestaltet. Die Lösungsansätze hängen auch von dem jeweiligen System ab, mit dem das Unternehmen arbeitet. Die Daten, auf die das Unternehmen einen bequemen Zugriff wünscht, werden systemunabhängig auf dem Übertragungsweg zur Verfügung gestellt, den das Unternehmen wünscht.

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Die Übergabe in das Dokumentenmanagementsystem kann auch das Sortieren der Eingangspost nach bestimmten Merkmalen erfassen. Auch das Aufbringen von digitalen Signaturen verschiedener Anbieter ist möglich (D-Trust, Telesec, SignTrust usw.) und trägt zusätzlich zur Sicherheit bei. Archivauflösungen in Frankfurt sind viel mehr als bloße Aktenvernichtung. Die Vernichtung von Akten, Ordnern und Dokumenten erfolgt nach den Vorgaben der DIN/ISO. Auch die externe Akteneinlagerung muss selbstverständlich in einem besonderen Maße gesichert sein. Zuverlässige Unternehmen, die im Bereich der Akteneinlagerung tätig sind, verpflichten sämtliche ihrer Mitarbeiter nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) auf Verschwiegenheit. Die unbedingte Verpflichtung zur Einhaltung des Datengeheimnisses besteht auch nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses fort. Verstöße können straf- und bußgeldrechtlich verfolgt werden. Im Rahmen einer sicheren Akteneinlagerung werden Zutritt und Zugang zu Räumen, in denen sich Akten befinden, sowie der Zugriff und die Weitergabe der Akten selbst streng kontrolliert.

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Ein professionelles Archivmanagement wird von Unternehmen aus den verschiedensten Branchen nachgefragt. Auch die öffentliche Verwaltung profitiert zunehmend von den Vorteilen des elektronischen Dokumentenmanagements – nicht nur in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet. Weltweit wird die Digitalisierung auch im Bereich der Archivierung Standard. Banken und Dienstleistungsunternehmen, Versicherungen und internationale Sozietäten machen mit moderner Akteneinlagerung und einem elektronischen Archivmanagement durchgehend gute Erfahrungen. Die Auslagerung (das Outsourcing) der Akteneinlagerung erweist sich als zeit-, kosten- und platzsparend. Bei der Auswahl eines Partners für die Archivauflösung und ein effektives Archivmanagement sollte vor allem auf die Einhaltung strengster Vertraulichkeit geachtet werden.

Digitaler Posteingang
Ein digitaler Posteingang erfasst alle Sendungen (E-Mails, Faxe, Briefe) in digitaler Form. Durch die elektronische Erfassung, Verteilung, Bearbeitung und Archivierung wird der Zugriff auf den Posteingang für alle Mitarbeiter eines Unternehmens erheblich vereinfacht. Gleichzeitig können Zugriffsrechte effizienter und zuverlässiger verteilt werden. Auch die Akteneinlagerung und das Archivmanagement kann durch den E-Posteingang optimiert werden. Angestellte, die mit dem Verwalten der Geschäftsprozesse befasst sind, können jederzeit auf die jeweils einschlägigen Kommunikationsprozesse zugreifen. Die Dokumente werden einheitlich auf einem Server hinterlegt oder in der Cloud gespeichert. In Schulungen werden die Mitarbeiter umfassend über die Prozesse informiert, die für den Umgang mit einem digitalen Posteingang erforderlich sind. Selbstverständlich gibt es hierbei abgestufte Zugriffsrechte, deren Vergabe sich an den verschiedenen Aufgabenbereichen des Personals orientiert. Für viele Unternehmen ist ein digitaler Posteingang der Einstieg in das papierlose Büro.
Scanservice
Belege und Fotos, Aktenordner und vollständige Archive können digitalisiert werden. Dieses Verfahren bietet sich vor allem dann an, wenn Platz gespart werden muss, ohne dass der Zugriff auf Dokumente dadurch beeinträchtigt wird. Die eigentliche Akteneinlagerung kann kostensparend ausgelagert werden (Outsourcing). Durch einen Scan kann jedes beliebige Dokument digitalisiert werden. Die Anwender im Unternehmen können dann auf jedes gewünschte Dokument ohne großen Aufwand zugreifen. Die digitale Archivierung von Geschäftsprozessen kommt Betrieben aus allen Branchen zugute. Das Scannen selbst erfordert fachliche Kompetenz; der zeitliche Aufwand hängt immer von der Menge der zu scannenden Dokumente ab. Unternehmen für Archivauflösung und Dokumentenmanagement in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet bieten für dieses Archivmanagement immer individuelle, auf den jeweiligen Betrieb zugeschnittene Lösungen an.
Datensicherheit
Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität – dies sind die drei hauptsächlichen Ziele der Datensicherheit. Die mangelnde Sicherheit bei der Verwaltung sensibler Daten kann eine große Gefahr darstellen. Wenn Sicherheitslücken ausgenutzt werden, kann dies im Extremfall zum Ruin eines Betriebs führen. Geschäftspartner können dann nicht mehr darauf vertrauen, dass ihre Daten, die in Akten und Dateien gespeichert sind, vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Das sichere Erfassen und Archivieren von Daten setzt deshalb ein professionelles Management voraus. In kleinen und großen Betrieben müssen alle Daten vor unzulässiger Weitergabe, Verfälschung und Zerstörung geschützt sein. Betriebswirtschaftlich spielt die Datensicherheit auch eine große Rolle im Rahmen des Enterprise Resource Plannings (ERP). Denn ein sicherer Umgang mit Daten ist immer im Sinne des Unternehmenszwecks – und dies gilt für Betriebe aller Branchen, nicht nur in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet.

Der Autor

scanDOK Frankfurt
ScanDOK GmbH Frankfurt – Ihr Dokumentenmanager

 

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Tel.: 0 69 / 97 67 15 00
Fax: 0 69 / 97 67 15 01

scan@scan-dok.de
www.scan-dok.de

Weitere Informationen zum Thema Archivauflösung und erfahren Sie in einem Interview mit Michael Reich, Geschäftsführer bei der ScanDOK GmbH, Frankfurt auf www.frankfurter-interview.de

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