Ein Business Case – was ist das? Die wörtliche Übersetzung lautet „Geschäftsfall” – ein Begriff aus der Buchhaltung, der hier allerdings in die Irre führt. Denn ein Business Case bezeichnet im Gegensatz zu einem Geschäftsfall nicht eine einzelne Position in der doppelten Buchführung, sondern vielmehr ein Szenario, das eine Investition oder ein Projekt unter betriebswirtschaftlichen Aspekten beurteilt.
Ein typischer Anwendungsfall für einen Business Case ist das Investitionsvorhaben eines Unternehmens, zum Beispiel in Frankfurt oder Rhein-Main. In einem solchen Business Case werden die mit der Investition verbundenen Ausgaben, z. B. die Anschaffungskosten für neue Maschinen, deren Installation, Wartung, und Energieverbrauch und die damit verbundene Erlöse, z. B. in Form höherer Umsätze oder in Form von Kosteneinsparungen, systematisch zusammengetragen und der Einzahlungsüberschuss wird berechnet. Anhand der daraus abgeleiteten Kennzahlen kann der Unternehmer ablesen, ob die Investition wirtschaftlich ist. Dabeigeht er von unterschiedlichen Annahmen aus: eine positive oder negative Preisentwicklung, steigende oder sinkende Nachfrage, unterschiedliche Strategien der Konkurrenz und viele andere Parameter.
Ein guter Business Case ermöglicht die Bildung unterschiedlicher Szenarien und beantwortet die Frage „Was wäre, wenn …?”. Natürlich arbeiten auch Top-Entscheider aufgrund ihrer langjährigen Praxis immer wieder subjektiven Erwartungen und Erfahrungen. Der Vorteil einer mathematisch exakten Berechnung ist jedoch klar: Mit Hilfe eines methodisch soliden Business Case werden aus vagen Annahmen über zukünftige Verläufe Wahrscheinlichkeiten mit einem bestimmten Wert. Dazu kommen Sensitivitätsanalysen, die oft verblüffend starke Auswirkungen kleinster Parameter auf maßgebliche Kennzahlen aufzeigen. Es gibt keine großen Unternehmen in Frankfurt und Rhein-Main, die auf die Aussagekraft professionell erstellter Investitionsrechnungen oder Kosten-Nutzen-Analysen mit Sensitivitätsanalysen verzichten können. Und auch jeder, der sich selbstständig machen will, kommt um einen Businessplan für eine Unternehmensgründung nicht herum, der eine sorgfältig erstellte Prognose über wahrscheinliche Geschäftsverläufe enthält.
Ein Business Case kann für viele Zwecke dienlich sein. Er liefert eine belastbare Grundlage für wichtige Entscheidungen – nicht nur für junge Start-ups in Frankfurt und Rhein-Main, die einen Businessplan für ihre Unternehmensgründung aufstellen müssen. Auch andere Situationen erfordern die exakte Berechnung unterschiedlicher Szenarien: Ein Unternehmen steht vor der Entscheidung, Fertigungsprozesse zu automatisieren. Lohnt sich die Investition in teure Maschinen und Software? Unter welchen Bedingungen sind der Erlös oder die Einsparungen größer als die Ausgaben? Viele Unternehmen in Frankfurt und Rhein-Main erwägen, ihren Kundensupport auszulagern. Wie sieht es in diesem Fall mit dem ROI (Return on Investment) aus? Welchen Effekt hat diese Maßnahme auf den Cash Flow? Rechnen sich ersparte Personalkosten im Vergleich zu den Ausgaben für das Outsourcing? Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung liefert auch hierfür eine solide Entscheidungsgrundlage.
Ein Business Case wird auch heute noch zumeist mit Excel erstellt. Excel ist ein weitverbreitetes und zweifellos leistungsfähiges Programm, das nicht ohne Grund erfolgreich ist. Aber gerade bei Investitionsrechnungen stößt diese Software an ihre Grenzen. Das Problem: Mit Templates, also vorgefertigten Excel-Programmen, können nur sehr schlichte Fragestellungen nachgebildet werden. Weicht die Fragestellung jedoch von diesem Muster ab, und das ist in der komplexen Wirklichkeit fast immer der Fall, erzeugt das Programm keine brauchbaren Resultate mehr. Die Alternative zum Excel-Template ist das selbst programmierte Excel-Rechenwerk. Wer dies machen möchte, kann individuelle Sachverhalte zwar besser abbilden, benötigt dafür aber fundiertes Methodenwissen und vor allem viel Zeit, denn eine komplexe Fragestellung mit einem selbst entwickelten Rechenmodell zu untersuchen, kann sehr aufwändig sein.
Kurz gesagt: Excel an sich ist ein praktisches und sehr leistungsfähiges Werkzeug. Bei einem Business Case offenbart die Office-Software jedoch Schwächen. Um den Aufwand für die Datenerfassung zu begrenzen, werden die Wertereihen häufig nur auf Jahresbasis erfasst, was für eine präzise Beschreibung des Sachverhalts zu ungenau ist. Auch die notwendige Verknüpfung von Faktoren, die naturgemäß in Beziehung zueinander stehen, wird bei der Programmierung von Rechenwerken oft weggelassen, um den Aufwand in Grenzen zu halten. Für wichtige Spezialberechnungen, die ein realistisches Abbild der Fragestellung überhaupt erst ermöglichen, bleibt häufig kein Raum: z. B. für dynamische Berechnungen von Abschreibungen mit verschiedenen Laufzeiten zu unterschiedlichen Zeitpunkten, Storno- oder Kündigungsquoten, Alt-Investitionen oder die genaue Berücksichtigung von Zahlungszeitpunkten, die von den Zeitpunkten der Geschäftsabschlüsse abweichen.
Unternehmen in Frankfurt und Rhein-Main, die auf realistische Wirtschaftlichkeitsberechnungen angewiesen sind, aber aufwändige Programmierungen vermeiden wollen, setzen deshalb zunehmend auf alternative Lösungen jenseits von Excel. Eine dieser Lösungen heißt b:case. Dies ist ein Programm, das den Anwender komplett von der Entwicklung aufwändiger Excel-Algorithmen befreit. Wer für eine Investitionsentscheidung, die Berechnung des ROI oder einen Businessplan einen Business Case erstellen will, kann sich mit dieser Software ganz auf die Beschreibung der relevanten Preis-, Kosten-, Erlös- und Mengenfaktoren konzentrieren, während die Berechnung automatisch im Hintergrund erfolgt.
So entfällt zum Beispiel für die Aufstellung eines Businessplans die Notwendigkeit für junge Unternehmer in Frankfurt und Rhein-Main, sich allein für diesen Businessplan ein umfangreiches finanzmathematisches Wissen anzueignen. Der Anwender kann sich ganz auf die entscheidenden Fakten konzentrieren und den Schwerpunkt auf eine genaue Beschreibung der Sachverhalte legen. Je nach Größe und Komplexität ergibt sich eine Zeitersparnis um den Faktor 3 bis 6. Typische Excel-Fehler bei der Erstellung komplexer Berechnungen, wie z. B. falsche Referenzierungen oder Copy-Paste Fehler, entfallen. Eine mit b:case erstellte Prognose hingegen ist zuverlässig und präzise – und steigert deshalb die Qualität von Managemententscheidungen ganz erheblich.
