Dokumente in Archiv

Dokumentenmanagement Frankfurt


Dieser Artikel stammt von der Firma > Imasol GmbH Frankfurt und Steinau

Viele Betriebe in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet wissen ein Lied davon zu singen: Rechnungen, Lieferscheine und andere Dokumente stapeln sich im Lauf der Zeit.

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Auch wenn das Ordnungssystem gut ausgedacht ist und streng eingehalten wird, nimmt diese herkömmliche Art der Dokumentenarchivierung doch sehr viel Platz in Anspruch. Auch das Auffinden von einzelnen Belegen wird immer komplizierter – und das kostet Zeit. Zeit, die für andere wichtige Tätigkeiten verloren geht. Die Archivierung von Dokumenten übernehmen heute leistungsfähige Systeme für das Dokumentenmanagement. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen in Frankfurt und Rhein-Main lohnt sich die Investition in ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem.

Noch in den 1990er Jahren waren die Kosten für gute Dokumentenmanagementsysteme (DMS) extrem hoch. Leistungsfähige Server, aber auch Scanner und Lizenzen waren für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen unerschwinglich. Mit dem technologischen Fortschritt fielen die Preise deutlich. Heute kann es sich jeder mittelständische oder auch kleinere Betrieb in Frankfurt und Rhein-Main leisten, seine Dokumente kostengünstig zu archivieren. Auch für Einzelunternehmer rechnet sich die Dokumentenarchivierung. Immer mehr Tätigkeiten, die früher noch die Arbeit von Menschen erforderten (zum Beispiel die Verschlagwortung), können heute maschinell bewältigt werden. In diesem Zusammenhang spielt vor allem die automatische Texterkennung eine große Rolle. Digitale Archivierung ist heute für jedes Unternehmen in Frankfurt und Rhein-Main erschwinglich.

Die Vorteile des Dokumentenmanagements für Frankfurter Unternehmen liegen auf der Hand: Je leistungsfähiger die Server für die Datenbank sind, umso schneller führt die Suche zum Erfolg – sprich: zum gewünschten Dokument. Mit automatischer Texterkennung wird eine komfortable Volltextsuche ermöglicht, die das Auffinden der gewünschten Dokumente zu einem Kinderspiel macht. Dabei bringt die digitale Archivierung von Dokumenten auch mehr Transparenz in alle Geschäftsprozesse. Und im Zeitalter der sofortigen Verfügbarkeit aller gewünschten Informationen ist dies ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, den moderne Frankfurter Unternehmen nutzen. Die Investition in ein passgenaues Dokumentenmanagementsystem lohnt sich. Gerade in einer pulsierenden Wirtschaftsmetropole wie Frankfurt am Main profitieren Unternehmen, wenn sie sich für ein Dokumentenmanagement entscheiden.

Verstaubte Dokumente in Papierarchiv

Woher kommt der Input für eine Dokumentenarchivierung? Auch ohne ein integriertes Dokumentenmanagementsystem liegen die meisten Informationen in einem Unternehmen bereits in digitaler Form vor: zum Beispiel E-Mails, Word- oder Excel-Dateien, PDF-Dokumente, Film- oder Audiodateien. Aber auch Dokumente in Papierform können gescannt, digitalisiert und – mit Metadaten versehen – Objekte einer umfassenden Datenbank werden. Mithilfe der in den Metadaten hinterlegten Informationen kann ein Dokument bedeutend schneller gefunden werden, als es ohne eine systematische digitale Ordnung möglich ist. Sekunden reichen dafür aus. Anhand festgelegter Parameter erfolgt auch die Zuordnung bestimmter Dokumente zum jeweils zuständigen Bearbeiter vollautomatisch. Auch die Notwendigkeit einer Verteilerkopie für jedes Dokument entfällt. Denn das eigentliche Dokument liegt nur einmal vor. Man gelangt über einen Hyperlink zum Objekt. Alle berechtigten Mitarbeiter arbeiten dadurch auf einer gemeinsamen Datenbasis.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem werden elektronische Dokumente über Datenbanken verwaltet. Der Begriff Dokumentenmanagement bezieht sich aber auch auf die Verwaltung ursprünglich papiergebundener Dokumente. Diese werden im Rahmen einer modernen Dokumentenarchivierung digitalisiert. Für die elektronische Dokumentenverwaltung (EDM – Electronic Document Management) benutzen professionelle Unternehmen in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet Dokumentenmanagementsysteme. Gerade auf diesem Gebiet gibt es oft Unsicherheiten bei den Bezeichnungen. So wird im Englischen der Begriff DMS enger als im Deutschen verwendet. Denn ein Dokumentenmanagement ist prinzipiell auch ohne Digitalisierung der Akten vorstellbar. Um den Zugriff auf die Ablage zu erleichtern, werden jedoch auch hierfür Datenbanksysteme eingesetzt, die die einzelnen Akten in einem Netzwerk erfassen.

Analoges Papierarchiv wird zu einem digitalisierten papierlosen Archiv

Die Integration einer professionellen Dokumentenarchivierung in den Workflow eines Unternehmens in Frankfurt und Rhein-Main macht sich bezahlt. Zum einen nimmt die Bearbeitung verschiedenster Prozesse weniger Zeit in Anspruch, zum anderen werden kaum noch Skontofristen verpasst oder Kündigungsfristen versäumt. Die Archivierung von Dokumenten mit einem modernen Dokumentenmanagement beeinflusst alle Unternehmensbereiche positiv. Ein Beispiel: Dokumente können auch dann ohne Schwierigkeiten gefunden werden, wenn sie gerade in Bearbeitung sind. Früher musste man umständlich nach dem Verbleib einer bestimmten Akte suchen. Heute genügen ein paar Klicks oder eine kurze Eingabe in Textfeld, um in Sekundenschnelle die gewünschte Information zu erhalten.

Die möglichst frühe Erfassung eines Dokuments in der Datenbank sorgt für jederzeitige Transparenz und beugt insbesondere kostspieligen Verlusten vor. Dabei verläuft die Bearbeitung der Dokumente komplett und abteilungsübergreifend am Bildschirm. Für mehr Sicherheit sorgt auch die Protokollierung jedes Arbeitsschritts, sodass sich der gesamte Ablauf der Bearbeitung jederzeit zurückverfolgen lässt. So bleibt jeder Vorgang nachvollziehbar. Durch die Ablage von Dokumenten in einem schreibgeschützten Speicher wird eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten gewährleistet. Darüber freut sich auch das Frankfurter Finanzamt. Der Platzbedarf ist gering – nur besonders wichtige Dokumente, wie zum Beispiel Verträge – sollten auch im Original aufbewahrt bleiben.

Im Informationszeitalter ist es für jedes Unternehmen entscheidend, schnell auf Informationen zugreifen zu können. Je eher eine Information erhältlich ist, umso schneller können wichtige Entscheidungen getroffen werden. Das Automatisieren der Dokumentenarchivierung ist dafür ein wichtiger Schritt. Fehler werden deutlich minimiert. Auch bei wachsendem Geschäftsvolumen bleibt der Kostenfaktor gleich (zum Beispiel aufgrund der Platzersparnis). Gesetzliche Vorgaben können leichter und effektiver erfüllt werden. IT-Lösungen im Bereich der Archivierung von Dokumenten sind besonders in einer wirtschaftlich bedeutenden Stadt wie Frankfurt gefragt. Sie werden zusehends zu einem selbstverständlichen Bestandteil optimal strukturierter und funktionierender Unternehmen in Frankfurt und Rhein-Main. Und dies gilt branchenübergreifend.

Professionelles Dokumentenmanagement für Frankfurt und das Rhein-Main-Gebiet optimiert die Geschäftsprozesse in einem Unternehmen entscheidend. Denn während früher für jede Information Akten herausgesucht werden mussten, reicht es heute, dass der Anwender ein Stichwort eingibt, um digitale Belege sofort zu finden. Die Archivierung der Dokumente erfolgt nach einem intelligenten und übersichtlichen System. Gerade für den Mittelstand bieten Unternehmen für die Archivierung von Dokumenten in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet praktische Lösungen an. Moderne Dokumentenmanagementsysteme erleichtern die Arbeit in der Verwaltung von Betrieben spürbar – und setzen Ressourcen frei für das Kerngeschäft.

Welche Dokumente werden archiviert?
Welche Dokumente gelangen auf welchen Wegen in ein Dokumentenmanagement? Von ihrem Ursprung her werden zunächst zwei Formen unterschieden: Objekte, die direkt vom System erzeugt werden (Dateien) oder gescannte, digitale Objekte als Abbild eines Dokuments, das ursprünglich zum Beispiel in Papierform vorliegt. Aber auch gescannte Bilder oder umgewandelte Filme im analogen Format gehören zu der letzteren Form. Jedes Dokument kann als einzelnes Objekt vorliegen, aber auch mehrere einzelne Objekte beinhalten: zum Beispiel Dokumente, die mit einer Textverarbeitung erstellt wurden, Bilder, Sound- oder Sprachclips, ASCII- oder XML-Dateien.
Metadaten
Im Zusammenhang mit einem professionellen Dokumentenmanagement fällt oft der Begriff „Metadaten”. Was verbirgt sich dahinter? Metadaten sind Informationen, die für die „Selbstbeschreibung” eines Dokuments entscheidend sind. Diese Informationen erlauben die Ordnung, Katalogisierung und Suche nach bestimmten Kriterien. Metadaten ermöglichen unter anderem die eindeutige Identifizierung jedes Objekts. Sie geben Auskunft über Struktur der Inhalte, informieren über das Format, die Nutzung und die Referenz auf andere Objekte.
Vorteile des Dokumenten-Managements
Unter betriebswirtschaftlicher Betrachtung bietet ein Dokumentenmanagementsystem eine Reihe von Vorteilen. In den meisten Branchen sind Dokumentenmanagementsysteme heute unverzichtbar. Die Gründe sind unter anderem:
  • Geschäftsprozesse werden weitgehend automatisiert.
  • Abgestufte Zugriffsberechtigungen erhöhen die Informationssicherheit und erfüllen die Vorgaben des Datenschutzes.
  • Dokumente sind leichter auffindbar.
  • Gesetzliche Archivierungsfristen können ohne großen Aufwand eingehalten werden.
  • Doppelablagen werden verhindert.

Der Autor
Imasol GmbH

Imasol GmbH Franfurt und Steinau

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